Hàng trăm giờ đồng hồ họp online tới tận nửa đêm mỗi ngày, dàn nhân sự hùng hậu hơn 100 người, những điều chỉnh về kế hoạch tưởng như vô tận, tất cả diễn ra chỉ trong 1 tháng với những yêu cầu gắt gao nhất về tính sáng tạo và bảo mật… Giờ đây nhìn lại, chúng tôi không nghĩ rằng kể cả những con số khó tin trên có thể nói lên khối lượng công việc khổng lồ để thực hiện một trong những đám cưới biển đáng nhớ nhất từ trước tói giờ của The Planners – đám cưới của Ngô Thanh Vân và Huy Trần.
Chưa có một đám cưới nào cần tới 4 planner tham gia 100% vào quá trình chuẩn bị. Quả thực dự án này thật căng thẳng và “khó nhằn”, tuy nhiên kết quả thì hoàn toàn xứng đáng. Hãy xem những hình ảnh đám cưới của Vân Huy tại đây.
I. Quá trình chuẩn bị
Concept tổng thể
Ngay từ bước khởi đầu của dự án khổng lồ này, leader dự án Như Nguyễn đã mường tượng được rõ ràng những gì mình muốn thực hiện cho đám cưới này. Bước đầu tiên là xây dựng một concept nền tảng cho toàn bộ đám cưới, và concept “Trăng Tinh Khôi” đã được lựa chọn. Tại sao là màu trắng? Có phải bởi vì đó là màu sắc an toàn cho những đám cưới “như phim” thế này không? Câu trả lời thực ra nằm ở chính cá tính của cô dâu.
Từ concept tổng thể tới những chi tiết nhỏ nhất đều đến từ chính tinh thần, tính cách của Ngô Thanh Vân. Màu sắc chủ đạo cho lễ cưới là trắng, be và ghi, một bảng màu thể hiện đúng con người Ngô Thanh Vân – một người phụ nữ thuần khiết, giản dị, ấm áp. Với “chị Ba”, màu trắng là gam màu cơ bản của sự sống, tượng trưng cho sự chân thành và tinh tế. Khi được sử dụng trong đám cưới, màu trắng là lựa chọn hoàn hảo để thể hiện tình yêu chân thành và toàn vẹn.
Ngoài ra, lễ cưới sẽ được tổ chức ở một trong những resort danh tiếng nhất thế giới – InterContinental Danang Sun Peninsula Resort, vì vậy tông màu trắng tinh khôi sẽ phù hợp với một địa điểm sang trọng thế này.
Với lựa chọn về các loài hoa, hoa chủ đạo là hoa baby, tú cầu trắng, cùng với lan hồ điệp, tulip và đặc biệt là hoa dại cùng tên với cô dâu – hoa Veronica. Tất cả những loại hoa này đều được lựa chọn bởi planner Như Nguyễn trong quá trình tạo moodboard để team florist phối hợp thể hiện tốt nhất ý tưởng cho đám cưới này.
Bộ Stationery
Hình ảnh đầu tiên của tiệc cưới chính là mẫu thiệp mica được Ngô Thanh Vân đích thân lựa chọn chất liệu. Tấm thiệp mời được đặt cùng hoa trong chiếc hộp trong suốt, loại giấy phối với thiệp mica được làm từ chất liệu đặc biệt ánh lên ánh ngọc trai.
Logo của đám cưới là chữ cái đầu của tên cô dâu chú rể, được thiết kế đặc biệt không sử dụng font chữ có sẵn để đảm bảo tính độc nhất của Huy Trần và Ngô Thanh Vân. Font chữ thanh mảnh nhưng cứng cáp, cũng là cách thể hiện tính cách của 2 người – duyên dáng, lịch thiệp nhưng cứng cỏi, mạnh mẽ.
Toàn bộ quá trình thiết kế logo, name tag, timeline chương trình đám cưới được hoàn thành trong đúng 1 tuần, vì vậy đội ngũ planner và thi công thực sự đã làm việc với 200% khả năng để kịp gửi đi cho khách mời.
Bên cạnh đó, Huy và Vân luôn muốn mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách của mình. Túi quà cho khách bao gồm những món đồ thiết yếu, vật phẩm bổ sung dinh dưỡng, sản phẩm sức khoẻ, tạp chí có chữ ký tặng và một hộp mỳ gói – món ăn yêu thích của Vân và Huy, cũng thể hiện mong muốn khách có một món ăn dễ nấu, dễ ăn trong đêm trước ngày cưới. Quầy cocktail có cả đồ có cồn lẫn nước dừa để phục vụ cả trẻ em và người già.
II. Ngô Thanh Vân & Huy Trần’s wedding day
Sau quá trình chuẩn bị tất bật, công việc cảm giác như chỉ thật sự bắt đầu khi ngày tổ chức đám cưới diễn ra. Suốt 72 giờ đồng hồ, team The Planners đã đóng vai trò điều phối, quản lý một đội ngũ hơn 100 nhân sự gồm những con người đứng đầu trong lĩnh vực của họ – Mốc Nguyễn Production, Liti Florist, hơn 300 nhân sự của InterContinetal Danang và nhiều đơn vị khác.
Trong suốt 3 ngày, các đơn vị đã hoạt động không biết mệt để tạo nên một đám cưới hoàn hảo nhất có thể. 5 planners của team chúng tôi đã tham gia và điều phối trong mọi đầu việc: âm thanh ánh sáng, ban nhạc, sắp xếp hoa, thi công phần cứng như sân khấu, dance floor,… Tuy cô dâu chú rể không tổng duyệt lễ cưới nhưng cả team vẫn chuẩn bị kĩ lưỡng cho các key person và các bên vendor để buổi lễ diễn ra thật trơn tru.
Tuy nhiên, có một yếu tố ảnh hưởng rất lớn tới công việc của cả đoàn – thời tiết. Đà Nẵng mưa suốt cả cuối tuần đó, và đối với một đám cưới biển thì đây có lẽ là kịch bản tồi tệ nhất có thể xảy ra. Mọi công đoạn chuẩn bị, thi công đều gặp khó khăn, thách thức và phải điều chỉnh cứ 5 phút một lần.
“Có lúc mình đã khóc rưng rức vì thời tiết trước đó quá đẹp, cả đêm set up chỉ để 7 giờ sáng nghe tiếng mưa róc rách” – planner Như chia sẻ. Mưa lúc ngớt, lúc tạnh rồi lại đổ ào như thể đang chơi đùa cảm xúc của mọi người vậy.
Vậy nhưng một phép màu đã thực sự xảy ra – khoảnh khắc Ngô Thanh Vân bước ra lễ đường, cơn mưa đã tạnh và mặt trời bỗng ló rạng sau áng mây. Cả team đã rơi nước mắt khi nhìn màn walk-in hoàn hảo, đẹp như tranh vẽ của cô dâu dưới bầu trời tỏ rạng, trong nền nhạc được biểu diễn bởi chính 365daband. Khoảnh khắc ấy thực sự quá diệu kỳ!
Thông thường, The Planners luôn có plan B cho mọi đám cưới, nhưng danh sách kế hoạch dự phòng cho đám cưới này phải tới… plan Z. Toàn thể các team đã phải đièu chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp với thời tiết, thay đổi về mặt chương trình, hoặc điều chỉnh sao cho mạch cảm xúc của cô dâu chú rể cùng khách mời được trọn vẹn nhất, thăng hoa nhất xuyên xuốt lễ cưới và buổi after-party. Sự kiện này quả thật vô cùng tất bật khiến cả team phải hoạt động với toàn bộ khả năng, sức lực của mình.
Để có được buổi tiệc tối sôi động và cảm xúc mà tất cả khách mời có thể “quẩy” sung hết cỡ thế này, ekip thực hiện đã thực sự phải chuẩn bị tất cả mọi công đoạn thật hoàn hảo ở mọi chi tiết, vừa chuẩn bị vừa ứng biến với tình hình thời tiết thất thường. Nhưng cuối cùng, tất cả mọi nỗ lực đã được đền đáp xứng đáng khi Ngô Thanh Vân, Huy Trần và khách tham dự đã có buổi tiệc tối không thể quên.
Đằng sau vô vàn khoảnh khắc khó quên, những ký ức đẹp đẽ và hình ảnh tuyệt diệu của đám cưới Ngô Thanh Vân & Huy Trần là công sức của hàng trăm nhân sự hoạt động hết mình. Tuy vậy, kết quả xứng đáng và thành công vang dội đã gần như khiến chúng tôi quên đi sự mệt mỏi của mình. Đây là một dự án khổng lồ, một trải nghiệm đáng nhớ đầy cảm xúc, một sự kiện thành công, và quan trọng nhất, một đám cưới hạnh phúc cho Vân và Huy.
“Đầu tiên cảm ơn team The Planners
Cảm ơn những cô gái Hai Bà Trưng thật sự quá giỏi. Vừa xinh đẹp vừa tài năng, chị Ba sẽ nhớ hoài những buổi họp chị hành team hơn 6 tiếng và chạy đôn chạy đáo lo hết những chi tiết nhỏ nhất như từng viên kẹo cho khách mời đến cả phần set up. Cào đát cho bằng phẳng khi trời mưa gió để được cái sân khấu đẹp như phim. Các bạn thực sự tuyệt vời, nếu không có các bạn chắc anh chị sẽ không có một ngày đáng nhớ như thế. You guys are just amazing… lớp lớp!” – Ngô Thanh Vân
Xem thêm hình ảnh behind-the-scenes của đám cưới Ngô Thanh Vân và Huy Trần tại: Highlights
